Perchè informatizzare il negozio

Oggi potrebbe sembrare una domanda banale, ma venticinque anni fa era una scelta di vita.
Apparentemente solo i grandi gruppi e le grandi catene potevano permettersi registratori di cassa e gestionali collegati fra loro e la meccanizzazione iniziava a diffondersi solo su alcuni settori come  l’alimentare.
La sfida era superare barriere come: 

• costi
• voglia di cambiare
• imparare una nuova tecnologia
• motivazione pratica
• tempo

Costi:

I rari software di magazzino avevano costi esorbitanti per un singolo negozio e pure per una piccola catena. Il motivo era l’enorme quantità di ore necessarie di programmazione a produrne uno. La soluzione adottata fu di proporre sul mercato il prodotto  ad un prezzo accessibile spalmando così il costo di produzione su tante installazioni.

Voglia di cambiare:

Questa è stata una barriera notevole, opposizioni del tipo “ho tutto nella mia mente” oppure “faccio tutto a mano” mascherava il conservatorismo tipico dei piccoli imprenditori, i quali avevano la tendenza a “lasciare le cose così come stanno”. Questo atteggiamento ha permesso agli emergenti gruppi di acquisto di sopraffare moltissimi negozi di quartiere e sostituirli con loro affiliati ai quali, ovviamente, era imposta l’informatizzazione del punto vendita.

Affrontavo questa barriera durante la presentazione del software con alcune domande: “ok, ma quante cravatte ha venduto la settimana scorsa veramente?” oppure: “Quante gliene serviranno di queste cravatte in magazzino il prossimo mese in base alle richieste, a quante ne ha e ai tempi di approvvigionamento? anche: “questa settimana è andata meglio di quella precedente e di della stessa del mese scorso?”

“Qual è il valore del suo magazzino?”

Ricordo perfettamente la faccia di un cliente di una libreria che, alla stampa del primo inventario valorizzato al prezzo di costo, mi disse che quel totale inventario era impossibile, lui aveva una stima “a mente” di 10 volte di meno. Non solo la cifra era corretta, ma la metà delle giacenze era ormai carta straccia dato che quella quota di libri erano libri obsoleti non più rendibili di cui non ne era consapevole.

Imparare una nuova tecnologia

Imparare a studiare correttamente è una pecca della nostra società. Queste barriere allo studio possono impedirci di acquisire conoscenze utili alla gestione della nostra vita e al miglioramento della stessa. Difronte all’ignoto possiamo avere una reazione dovuta alle cattive esperienze di istruzione del passato e a altre motivazioni psicologiche.

Per rendere più accettabile questa tecnologia di meccanizzazione ho dedicato più tempo allo studio dell’interfaccia del programma che alle sue funzioni, facendo si che alla visualizzazione delle prime schermate del programma il potenziale cliente non fuggisse a nascondersi dietro qualche scusa che giustificasse la sua riluttanza ad imparare.

L’immagine che vedete è un modello 3D (allora davvero pionieristico) di un pannello di controllo del programma versione anno 1995.
L’idea era far incuriosire l’utente con una grafica che bilanciasse la significanza (parole, comandi ecc..) con la massa (disegni, schemi) facile da comprendere.Una delle peculiarità riconosciute delle prime versioni di MyShop era una interfaccia intuitiva e semplice da imparare.
Il sorriso del nuovo utente alla vista del programma per la prima volta esprimeva il pensiero “questo potrei impararlo facilmente”

Motivazione pratica

“…si si, ma alla fine, a che cosa mi serve?” Questa era l’obiezione primaria per dotare il negozio di un programma gestionale.
Lo sappiamo che noi facciamo tutto per convenienza. Sopratutto un imprenditore quale un negoziante conosce il valore dell’utilità di uno strumento. E’ utile? quanto? potrei vivere senza?
A questa barriera rispondevo con la mia esperienza diretta avuta nei miei negozi.

1. Vai in vacanza? se si, a chi lasci il negozio?
2. il sostituto conosce tutti i prezzi? sicuro che vende i prodotti al prezzo giusto?
3. quando torni hai un resoconto preciso di cosa e a quanto è stato venduto?
4. Se hai una commessa, non ti terrorizza rispondere alle domande 2 e 3?

Il negoziante capisce subito che il costo del programma lo ammortizza solamente con gli errori di vendita fatti sulla tastiera di un registratore di cassa. E non avere il dubbio vale tutta la modica spesa. Senza contare che i soldi contanti sono un’attrazione insidiosa se le transazioni non sono rintracciabili e motivate.

Tempo:

Il tempo è denaro. Non c’è dubbio. è una convinzione pratica. Sono più veloce a fare un conto a mano o col computer? un inventario a mano o col computer?.
Quanto impiego a inserire un articolo?
In quanto tempo inizierò a vedere dei risultati?
Ecco qual’era la vera sfida del programmatore:  il tempo dell’utente.
Il dato più importante del gestionale è la giacenza di un articolo. Per calcolarla l’utente deve inserire:

1. L’anagrafica del prodotto.
2. Il movimento in entrata.
3. Il movimento in uscita. 

La velocità con la quale l’utente esegue queste operazioni sono il fatto cruciale per l’utilizzo del programma.
L’anagrafica del prodotto può essere ridotta pochissimi campi, indispensabili sono il nome prodotto, il prezzo di vendita e il codice, questo deve essere stampabile con uno dei formati convertibili in codice a barre, ad esempio EAN o UPC. Con questa anagrafica essenziale, l’utente può arrivare ad inserire più di 1000 prodotti in una settimana.
Il movimento in uscita: è noto a tutti che la vendita eseguita con lo scanner rende questa praticamente istantanea. Con l’invenzione del Codice a Barre e del lettore laser questo è diventato possibile; cito una frase di wikipedia:
“L’idea dei codici a barre fu sviluppata da Norman Joseph Woodland e Bernard Silver, all’epoca studenti di ingegneria dell’Università di Drexel. Il 7 ottobre 1948 l’idea nacque dopo aver ascoltato le esigenze di automatizzare le operazioni di cassa da parte del presidente di un’azienda del settore alimentare.”
Ecco il linlk: https://it.wikipedia.org/wiki/Codice_a_barre
La lettura del codice a barre sostituisce semplicemente la digitalizzazione del codice da tastiera. Digitare 13 numeri oltre essere un’operazione lunga in una cassa, è pure soggetta ad errori.

Dopo qualche settimana di lavoro sul gestionale (non priva di piccoli incidenti e imprecazioni dovute alle reazioni da apprendimento) l’utente poteva già avere una vendita meccanizzata e quindi controllata dei suoi prodotti e un resoconto di queste, filtrate, raggruppate e ordinate a piacimento. Questa stampa da sola permetteva un ottimo controllo della propria attività commerciale.

Avere la quantità di giacenza dei prodotti era un lusso desiderato e auspicato. Per ottenerlo era necessario inserire il dato di movimento in entrata in un documento o in un campo. Questo dato doveva essere affidabile come il saldo del proprio conto corrente altrimenti era meglio non utilizzarlo. ma compilare liste di prodotti acquistati provenienti spesso da pagine e pagine di fatture d’acquisto non era piacevole e sembrava anti economico. Il settore alimentare e grandi gruppi ovviavano a questo con l’invio ai loro associati di file che potevano essere importati  dal gestionale per la generazione automatica dei documenti d’acquisto e delle anagrafiche prodotti compresi gli aggiornamenti dei prezzi di vendita. per gli altri settori la soluzione fu di adottare un’interfaccia così automatica che, una volta presa la mano, un’operatrice poteva inserire un documento di 10 pagine di prodotti in meno di 15 minuti. Nel settore taglie e colore ad esempio, si sono progettate interfacce a griglie per la digitazione automatica di interi set di prodotti con le proprie taglie e colori. Questa problematica è talmente articolata che avrà un post tutto suo.

http://myshopweb.it